Toplu yaşam alanlarında ortaya çıkabilecek problemlerin giderilmesi ve rutin işlerin yerine getirilmesi için gerekli olan site yönetimi, çoğu kişinin kaçındığı bir uğraştır. Adeta bir muhasebeci ve işletmeci gibi çalışması gereken site yöneticisinin sorumluluk alanı bir hayli fazla Daire sakinlerinden aidatların toplanması, binanın temizliği, varsa asansörün olası arızaları ve periyodik bakımları, yine varsa çalışanın maaşı, sigortası, izinleri ve kıdem tazminatı gibi meseleler site yönetimi nin profesyonel ellere bırakılması gerektiğinin birkaç göstergesi.

Özellikle günümüzde iş güvenliği ve işçi sağlığı, sosyal sigortalar kanunu ve yaptırımları, işletmecilerin dolayısıyla da site yönetiminden sorumlu olanların, zaman yönetimini de iyi planlamaları gerektiğini göstermektedir. Aksi durumlarda karşılaşılacak maddi yükümlülükler hem bireysel olarak site yöneticisini hem de genel olarak tüm site sakinlerini ekonomik yönden zor durumda bırakabilmektedir. Başlı başına zaman ayrılması gereken bu yönetim tarzının herkesin mutluluğu ve huzuru için hatasız yapılması önemlidir. Bu yüzden tüm bu sorumlulukların ve zorunlulukların işinde uzman profesyonel kadrolara teslim edilmesi herkesi rahatlatmaktadır.

Profesyonel Site yönetimin hizmet adımları aşağıdaki gibi olmalıdır

• Sitenin sakinlerini bilgilendirmek, ve el kitabını dağıtmak 
• Siteye ait bir websitesinin kurulması yönetimin şeffaflığın sağlanması 
• Site yönetim planını topluca değerlendirmek ve uygulamak
• Site projesinin yapılması ve tüm kat maliklerine tebliğ etmek
• Yıllık olağan ve olağanüstü toplantılar düzenlemek
• Site sakinlerinin memnuniyet araştırmasını yapmak ve değerlendirmek
• Siteyle ilgili resmi evrakların kabulü, yazışmalarının dosyalanması.
• Yıllık faaliyet raporunun yılsonunda genel kurula sunulması

Site Yönetimi Kanunu

“Kat Mülkiyeti Kanunu” olarak bilinen, site yönetimi ile ilgili iş ve işleyişin nasıl olması gerektiğinin yasal dayanağı niteliğindeki bu kanunda her şey açıkça belirtilmiştir. Site yönetimi kanunu site yöneticilerinin başucu kitabıdır. Bu yasaya göre site yönetimi oluşturulur, denetim kurulu seçilir ve her yıl ocak ayında toplanarak bütçe ibra edilir. Toplantı zamanı sitenin kullanım amacına göre yaz aylarına da alınabilir. Hatta birçok binadan oluşmuş büyük sitelerin toplantısı iki yılda bir de yapılabilmektedir. Site sakinlerinin genel kurul toplantısından haberdar edilmesi için yazılı evrakla duyurulma şartı vardır.

Daire sahiplerinin evlerini kiraya verdikleri durumda site yönetimi toplantısına kiracısı, ev sahibinden vekalet almak suretiyle katılabilir ve oy kullanabilir. Toplantıya katılamayan sakinlerin yerine yine vekaletle başka biri katılabilir; ancak bir kişinin en fazla iki kişi yerine vekalet edebileceği daha sonraki kanuni düzenlemelerde ifade edilmektedir. Buradaki vekalet, belirli bir ücret ödenerek noter aracılığıyla alınan vekalet değildir. Daire sahibinin manuel olarak düzenlediği ve imzaladığı bir belge vekalet olarak kullanılabilir.

Yine site yönetimi kanununda, belirli oranda toplanan katılma paylarının kat malikleri tarafından aksatılması halinde neler yapılacağı ile ilgili maddeler de bulunmaktadır. Site yöneticisinin üzerinde bulunan yasal yollara başvurma yetkisi zaman zaman bu amaçla kullanılabilmektedir.

Site Yöneticisi

Tek bir apartman veya daha geniş bloklarla oluşturulan sitelerin her zaman bir site yöneticisine ihtiyacı vardır. Günlük yapılacak işlerin yanı sıra haftalık, aylık veya yıllık yapılacak tüm işlerin yapılabilmesi, boya, bakım, çevre düzenlemesi ve tamirat gibi sitelerin fiziksel ihtiyaçlarının karşılanabilmesi başlı başına bir sorumluluk gerektirir. Site yönetiminin oluşturulmasıyla işe koyulan site yöneticisi bir önceki yönetimden bütçeyi devralıp, bulunan eksiklikleri tespit etmelidir. Sitedeki binaların girişteki uygun yerlerine duyuru panosu yapmalı ve site ile ilgili her türlü duyuruyu buradan yapmalıdır. Gelişen teknolojiyi kullanarak toplu SMS programı ile de yazılı evrak gerektirmeyen diğer duyurular, kat maliklerine iletilebilir.

Site yöneticisinin kat maliklerinin huzuru için belirli bir vizyonu olmalıdır. Site adına yapılacak yeni bir yatırım veya iş yok ise, rutin işlerin en iyi şekilde devam etmesi için elinden geleni yapmalı, aksaklıkların hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulmasını sağlamalıdır.

Siteler yetişkinlerin olduğu kadar çocukların da yaşam alanıdır. Çocukların gelişimlerinde ve eğitimlerinde çok önemli yeri olan oyunlarını rahatlıkla oynayabilecekleri, akranları ile sosyalleşebilecekleri alanlar oluşturmak her site yöneticisinin asli görevlerinden biri olmalıdır.

Site Yönetimi Nasıl Oluşturulur

Sitelerin tüm maliklerinin bir araya gelip genel kurulu oluşturmaları site yönetiminin birinci basamağıdır. Kat Mülkiyeti Kanununda genel kurulun nasıl toplanacağı ve yönetim planı ile ilgili maddeler mevcuttur. Bu kanuna göre bütün ikamet edenleri ve daire sahiplerini bağlayıcı hükümler uygulanmak zorundadır.

İlgili kanunda kat malikleri kurulu olarak adlandırılan genel kurulun, her sene Ocak ayında toplanması gerektiği belirtilmektedir. Ancak sitenin deniz kenarı veya yayla bölgesinde olması ve kullanıcılarının ancak yaz aylarında çoğunluğu sağlayıcı şekilde ikamet ediyor olması gibi durumlarda genel kurul toplantısı yaz aylarından birinde yapılabilir. Bu tip yerleşkelerde ve ilk kurulan yerleşim birimlerinde site yönetimi nasıl oluşturulur konusu araştırılmalı ve tüm işlemler ilgili kanuna göre yürütülmelidir.

Birkaç blok ve daha fazlası şeklindeki binalardan oluşan sitelerde site yönetimi kat maliklerini iki yılda bir toplantıya çağırabilir. Buradaki fayda olabildiğince çok kişinin katılımını sağlamak ve kararları çoğunluğun katıldığı bir kurulda onaylatmaktır.

İlk genel kurulda tüm daire sahiplerinin en az yarısından bir fazlasının katılımı gereklidir. Katılım sağlanırsa yarıdan fazla kat malikinin oyu karar almak için yeterli olmaktadır. Bu çoğunluk sağlanamazsa denetçi 15 gün içinde ikinci kurulun toplanacağını duyurmalıdır. İkinci kurulda yeter sayı aranmaz ve katılanların çoğunluğu ile karar alınabilir.

Site yönetimi tek kişinin veya bir yönetim kurulunun seçilmesiyle oluşturulur. Site yöneticisinin ve site yönetim kurulundaki kişilerin isimleri herkesin görebileceği yerlere asılmalıdır. Aksi takdirde cezası vardır.

Site Yönetim Planı

Site yönetim planı siteyi yönetecek kişilerin yetki ve sorumluluklarını içeren bir plandır. Sitenin hangi amaçla kullanılacağını, yönetim usulünü, genel kurulca seçilen yönetici ve denetçilerin alması gereken ücretleri içermektedir. Bu içerik tüm daire sahiplerini ilgilendirir. Olası anlaşmazlıklarda site yönetim planı çözümü içermiyorsa ve uzlaşma için kullanılamıyorsa Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre karar alınmalıdır.

Site sakinleri yönetim planını değiştirmek isteyebilir. Bunun için de belirli şartlar vardır. Site yönetim planı tüm daire sahiplerinin beşte dördünün oyu ile değiştirilebilir. Karara katılmayanların bu değişikliği mahkemeye taşıma hakkı yine ilgili kanuna göre saklıdır. Yönetim planında yapılan bir değişiklik katılan ve katılmayan herkesi bağlayıcı niteliktedir.

Site yönetim planını değiştirmek oldukça önemli bir iştir ve bu süreçte alınan kararları içeren her türlü belge sitenin kütük dosyasında saklanmalıdır.